Обучение

Learning

Образование

Education

Исследования

Research

Комментарии

Commentaries

e-mail: info@lerc.ru
блог: lerc.livejournal.com

«Проблемы региональной экономики»

Выпуск № 44

Корчагин Ю.А.

РОССИЙСКОЕ ГОСУДАРСТВО, ЭКОНОМИКА, ВОЕННЫЕ РАСХОДЫ И ЧЕЛОВЕЧЕСКИЙ КАПИТАЛ

Логунов В.Н.

ЭФФЕКТИВНОСТЬ ФАКТОРОВ ПРОИЗВОДСТВА В ЭКОНОМИКЕ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ

Полозова А.Н., Корниенко А.Е., Горковенко Е.В.

РЕГЛАМЕНТНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ КАК БАЗОВЫЙ ЭЛЕМЕНТ КОНТРОЛЛИНГА

Меделяева З.П., Жарковская И.Г.

ЭФФЕКТИВНОСТЬ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ ПРИ РАЗЛИЧНЫХ ФОРМАХ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОИЗВОДСТВА

Власов А.Б., Летуновский К.П.

Приоритетные направления ИНВЕСТИЦИОННОЙ АКТИВНОСТИ В ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ

Дуванова Ю.Н., Дмитриева Л.Н.

Структурные составляющие экономического потенциала предприятия

Нуждин Р.В., Бурлаков С.Н.

УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ МОДЕЛЬ БИЗНЕС-ОТНОШЕНИЙ ПЕРЕРАБАТЫВАЮЩЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Власов А.Б, Дуванова Ю.Н., Летуновский К.П.

совершенствование организации инвестиционного процесса в Воронежской области

Совик Л.Е., Совик И.И.

ОЦЕНКА РИСКА ДЕФОЛТА ХЛЕБОПЕКАРНЫХ ПРОИЗВОДСТВ

Полозова А.Н., Корниенко А.Е., Горковенко Е.В.16.09.2017

РЕГЛАМЕНТНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ КАК БАЗОВЫЙ ЭЛЕМЕНТ КОНТРОЛЛИНГА

 

Регламентацию и поддержание регламентных процедур процессного управления мы рассматриваем как базовый элемент контроллинга, так как контроллинг способен сбалансированно решать стратегические задачи управления, реализуемого на основе базового регламента управления для высшего уровня менеджмента организации. Весь массив регламентной документации предполагается быть задействованным в процессном управлении концепцией контроллинга. Он позволяет сформировать полный цикл управления бизнес-процессами организации - от прогнозирования и планирования до анализа причин отклонения от плановых показателей по всей последовательности операций бизнес- деятельности и формирования управляющих воздействий по их нормализации и оптимизации в предусмотренном русле.

Регламентация контроллинга предполагает рассмотрение его в динамике как разработку, установление и использование регламентных процедур. При этом регламенты ориентируют на последовательность и параметры конкретных управленческих действий, то есть описывают статику процесса. Такое понимание регламентации контроллинга в процессном управлении дает возможность формировать в диапазоне необходимости и достаточности массив организационно-распорядительной документации. Тогда регламентация контроллинга способна рассматриваться как инструмент достижения целей управления бизнес-процессами, решая задачи организации, отраженные на рисунке 1.

Регламентация процедур управления бизнес-процессами организации с информационным наполнением и регламентирующим сопровождением предполагает следующий регламент процедуры контроллинга на принципах повторяемости во времени и пространстве и системности, рассматривающей регламенты управления как элементы системы процессного управления. Схема контроллинга, работающая на этих принципах, показана на рисунке 2.

Владельцы службы контроллинга - аналитики функциональных подразделений организации, владея регламентами по основным контролируемым параметрам бизнес-процессов, должны отслеживать в автоматическом режиме фактические параметры и оперативным управленческим вмешательством по соответствующему алгоритму доводить эти параметры до нормативных значений.

Главная предпосылка успешности регламентации процедуры согласования взаимоотношений субъектов бизнес-процессов, проходящих на основе договоров, регулирующих баланс права, компетентности, ответственности, отражена на принципиальной схеме рисунка 3.

 

Рисунок 1 – Регламентация контроллинга бизнес-процессов организации как инструмент достижения целей и задач процессного управления организацией

 

Рисунок 2 – Регламент процедуры контроллинга в управлении

бизнес-процессами организации

 

Рисунок 3 – Принципиальная модель процесса согласования отношений

субъектов бизнес-процессов

 

Согласование отношений предусматривает выполнения ряда обязательных требований, именно:

четкое обозначение уровня управления, и соответственно анализа отношений (операция, действия, процедура, бизнес-процесс, направление деятельности (часть деятельности организации включающая один или несколько бизнес-процессов);

«вход и выход», составляющие базу для регламентирования параметров взаимоотношений с передачей ответственности и результатов;

четкое установление пограничных параметров взаимоотношений и их носителей (субъектов права и ответственности в процедуре согласования взаимоотношений);

нормирование полученного результата на «выходе» и использование результата на «входе» по ходу бизнес - процесса.

Регламентация процедуры согласования взаимоотношений на стыке процессов является очень ответственным элементом регламентации управления бизнес - процессом, так как именно на стыке стадии процессов бизнеса случаются неплановые отклонения от нормальных параметров его ведения с потерями времени, ресурсов, эффективности.

На рисунке 4 приводится алгоритм разработки проекта договора в процедуре взаимоотношений двух сторон бизнес-процесса свеклосахарного производства: свеклопроизводящей и свеклоперерабатывающей, на стыке интересов, прав и обязанностей субъектов сельскохозяйственной и промышленно- производственной организаций. Это - сложно регулируемая и управляемая часть бизнес-процессов сахарного завода (заготовка свекловичного сырья) и, одновременно, ответственная, тотально влияющая на все составляющие эффективности бизнес-процессов и доходность деятельности сахарного завода, а также возможности развития его партнеров-свеклопроизводителей.

Регламентация управления, являясь по существу регламентацией деятельности людей в сфере управления бизнес- процессами в рамках конкретной организации, когда каждый на своем месте, выполняя определенную функцию управления на определенном этапе бизнес- процесса, с помощью и на основании строгого регламента процедуры ее выполнения, объединяет в общем управленческом процессе свой индивидуальный управленческий труд.

 

Рисунок 4 – Алгоритм разработки проекта договора

со свеклосеющим хозяйством на поставку свекловичного сырья

 

Таким образом, в бизнес-процессе управление осуществляется опосредованно, через поток регламентной документации информационного, регистрирующего, контролирующего свойства. Регламентирование процесса управления бизнес-процессами освобождает от постоянного личного контроля по всем управленческим процедурам, сосредотачивая внимание на контрольных точках входа/выхода бизнес-процесса. Поэтому важен аспект документирования регламентов управления с точки зрения:

формирования массива документов, обеспечивающих необходимый и достаточный объем регламентной документации для полноценного и эффективного управления;

организации библиотеки документов, обеспечивающей документооборот на современном уровне;

обеспечения достаточной простоты и доступности организации документооборота с выполнением требования функциональности и уровневости управления, в том числе, «снизу вверх» для поддержания сбалансированности бизнес-процессов во времени и пространстве.

Нами разработана структура реестра документов и предлагается к использованию для управления бизнес-процессом сахарных заводов на основе регламентов, в которой выполнимы вышеозначенные аспекты. Она показана в таблице 1. Регламентная документация отраженная в ней, коррелируется с архитектурой регламента бизнес-процессов в нашем понимании и отражает зону права и ответственности владельца бизнес-процесса, который выделяет ответственному исполнителю разработки, коррекции и исполнения регламента управления необходимые для этого управленческие ресурсы, а также несет ответственность за качественные и количественные позиции документа, так, как это отражено в таблице 2.

 

Таблица 1 - Структура Реестра документов регламентации управления

бизнес-процессом промышленно- производственных организаций

Виды регламентов управления бизнес-процессами

Обязательные параметры документирования

1

2

1 Регламенты деятельности:

1.1 Должностные регламенты (инструкции) - организационные документы

Правила выполнения работ (функций):

Организационный документ, устанавливающий: направление деятельности должностного лица, его должностных обязанностей (функций); квалификационные требования; система приоритетов в деятельности по замещению должностной позиции; порядок назначения и освобождения от должности; междолжностные коммуникации; права и ответственность

1.2 Технологические регламенты, подлежат обязательному исполнению

Инструкции, устанавливающие требования выполнения процедур бизнес-процесса; способы выполнения действий (технология выполнения) для получения четко определенного результата; последовательность выполнения и формы документирования

1.3 Методические регламенты, носят рекомендательный характер

Инструкции по наилучшему способу выполнения работ в рамках: должностной деятельности, бизнес-процедуры, бизнес-процесса

2 Регламенты бизнес-процесса - способ закрепления процессов бизнес деятельности в организации и управление

Документ, фиксирующий зоны полномочий и ответственности по ходу протекания процессов в бизнес-деятельности; определяющий оптимальную детализацию процессов

Окончание таблицы 1

1

2

2.1 Регламент делового процесса — регламентная документация взаимодействия между подразделениями и ответственных процедур бизнес-процесса

Документ маршрутизации потока работ между исполнителями различных функций на разных уровнях управления бизнес-процессом. Может оформляться как инструкция, устанавливающая: последовательность реализации отдельных этапов бизнес-процесса, с установлением границ между ними (входов-выходов), то есть, инициирующих событий, результат выполнения и временные ограничения; ответственность за процесс и контроль выполнения требований регламента процесса, его качественных, структурных и временных элементов

2.2 Регламент административно-управленческого процесса - распорядительная документация по регламентации отдельных действий, а также для утверждения, отмены, изменения существующей регламентной документации. Они устанавливают правила поступления и расходования ресурсов

Основные документы:

Приказ по основной деятельности — фиксирует управленческое воздействие главы (генеральный директор) организации на персонал организации.

Распоряжение — фиксирует управленческое воздействие руководителя структурного (функционального) подразделения, направленное на сотрудников подразделения.

Поручение - управленческое воздействие руководителя структурного (функционального) подразделения, не оформленное документально по установленной форме, но поставлено на контроль исполнения.

Планы — документы об управлении ресурсами, устанавливающие границы, объемы, сроки поступления и расходования ресурсов в бизнес-процессе.

Отчеты — документы о выполнении планов.

 

Табл. 2 - Шаблон регламента управления управленческими процессами, приемлемый для регламентации управления бизнес-процессами сахарного завода

Этап регламен-тации

Характеристика этапа

Состав работ

Ответственность за

исполнение

Форма документирования

1

2

3

4

5

1-й

Формирование архитектуры регламента на основании выбранной философии подхода к регламентации бизнес-процесса

Формирование структуры регламента на основании управленческой информации и выбранной управленческой стратегии

Инициативная рабочая группа.

Владелец организации

Шаблон регламента, соответствующий архитектуре и целям регламентации управления бизнес-процессом

2-й

Разработка форм и структуры ответственности по функциональному, административному и процессному признаком

Формирование матрицы ответственности бизнес-процесса

Целевая рабочая группа. Владелец конкретного бизнес-процесса

Матрица ответственности конкретного бизнес-процесса

Продолжение таблицы 2

1

2

3

4

5

3-й

Разработка системы регламентов управления бизнес-процессами

Согласование содержания состава и структуры показателей и их место в регламенте управления бизнес-процессами

Целевая рабочая группа. Владелец бизнес-процесса.

Владелец управления бизнес-процессом организации

Структура целевых показателей в регламенте управления бизнес-процессом

4-й

Разработка регламентов мониторинга бизнес-процессов

Разработка процедур мониторинга, регламентация порядка и периодичности анализа и коррекции бизнес-процессов

Целевая рабочая группа.

Владелец бизнес-процесса

Регламенты процедур контроллинга бизнес-процессов

5-й

Разработка регламента анализа бизнес-процесса по схеме управления «снизу вверх – сверху вниз»

Разработка регламентов периодичности, формализации документирования отчетности административного анализа эффективности бизнес-процессов

Целевая рабочая группа.

Владелец бизнес-процесса.

Владелец ресурса управления (по функциям управления).

Владелец управления бизнес-процессом организации

Согласованные спецификации входов/выходов бизнес-процесса

6-й

Согласование взаимоотношений с поставщиками и клиентами бизнес-процессов организации

Регламенты процедур согласования с поставщиками и клиентами бизнес-процессов спецификации их входов и выходов

Целевая рабочая группа, поставщики и клиенты бизнес-процессов.

Владелец управления бизнес-процессом организации.

Владелец организации

Согласованные спецификации входов-выходов бизнес-процесса

7-й

Формирование полного перечня документов управления бизнес-процесса организации

Создание состава документов и согласование их с владельцами бизнес-процессов

Целевая рабочая группа.

Владелец бизнес-процесса

Перечень документов по управлению бизнес-процессами

8-й

Формирование системы регламентов управления бизнес-процессами в организации

Сведение в систему регламентной документации по полному перечню документов управления бизнес-процессом организации

Целевая рабочая группа.

Владельцы бизнес-процессов.

Владелец управления бизнес-процессом организации

Альбом документов

Окончание таблицы 2

1

2

3

4

5

9-й

Апробация и ввод в действие регламента управления бизнес-процессом

Согласование, визирование, ввод в действие регламента на основании действующих в организации порядка и норм корпоративной культуры

Целевая рабочая группа.

Владельцы бизнес-процессов.

Владельцы функций управления бизнес-процессом организации.

Владелец управления бизнес-процессом организации.

Владелец организации

Утвержденный после апробации регламент управления бизнес-процессом организации

 

Таким образом, во-первых, регламент процедуры контроллинга, предлагаемый нами, изображенный на рисунке 2, позволяет поддерживать бизнес-процессы в рамках нормативных значений ключевых показателей.

Во-вторых, регламентация, в том числе таких важных процедур управления бизнес-процессов, как анализ, организация взаимоотношений владельцев ресурсов управления, документопотоки и документооборот нами разработан до уровня шаблона регламента управления управленческими процессами (таблица 2), приемлемого для регламентации управления бизнес-процессами свеклосахарного производства сахарного завода.

 

 

Литература:

 

1 Рабочий процесс администратора: улучшение базовых показателей- http:// technet.microsoft.com/ru/eibrary/BB633116.aspx

2 Широкова, Г. В. Управление организационными изменениями: учеб. пособие / Г. В. Широкова. - СПб.: Издат. дом С.-Петерб. гос.ун-та, 2005. - 432 с.

Яндекс цитирования