Обучение

Learning

Образование

Education

Исследования

Research

Комментарии

Commentaries

e-mail: info@lerc.ru
блог: lerc.livejournal.com

«Проблемы региональной экономики»

Ярцева И.М.16.09.2017

АРХИТЕКТУРА ИНСТРУМЕНТОВ РЕГЛАМЕНТАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЯМИ В БИЗНЕС-ПРОЦЕССАХ

В настоящее время следует отметить актуальность регламентации управления изменениями в бизнес-процессах в связи с усложнением их структуры и, как следствие, ростом количества управляемых объектов, а также интенсификация динамики их протекания во времени. Это порождает проблемы, труднорешаемые традиционными приемами управления, проявляющиеся в запаздывании управляющих воздействий как реакцию на внешние вызовы и формальный, а иногда просто декларативный характер предлагаемых и публикуемых мер по оптимизации и модернизации технологий и инструментов процессного управления.

Регламентация деятельности – это установление четких правил выполнения работ (функций). Для персонала это, прежде всего, такие инструменты, как должностные инструкции, положения о подразделениях и административные регламенты, то есть способы организации правового регулирования общественных и производственных отношений посредствам наделения их участков субъективными правами, обязанностями и ответственностью.

Мы рассматриваем регламентацию, как атрибут активного управления изменениями, который имеет специфический продукт – регламент – инструмент (система регламентов – инструментов), нематериальный, по существу, документально оформленный – формально. В управлении изменениями в промышленных организациях (в частности сахарный завод) регламенты используются как инструменты процессов планирования, анализа, мотивации, учета, организации, контроля и координации деятельности людей, участвующих в них, для достижения цели – получения результата, желаемого участниками бизнес-процесса, их клиентами, посредниками.

Регламентацией решаются следующие задачи: структурирование управления бизнес-процессом в таких направлениях, как: планирование и прогнозирование процессов по предусмотренной системе показателей; осуществление мониторинга и контроля процессов и их результатов; своевременное принятие оперативных управленческих решений; эффективный контроль исполнения требований нормативных параметров ведения всех этапов бизнес-процесса с обеспечением взаимодействия их ресурсного и временного обеспечения.

Внутреннее наполнение процессного управления предполагает: систему регламентов, оформленных документально; систему документооборота. Регламент как инструмент отражает информацию о: владельце регламента, участниках регламента; последовательности выполнения операций с комментариями и операционными показателями; визах ответственных за разработку, согласование и утверждение регламента. Иначе говоря, регламентация ориентируется на горизонтальность описания процессов, то есть реализует процессное управление изменениями в организации.

Введение процессного подхода к управлению изменениями с его регламентацией создает возможность (при описании последовательности действий) их группировки и получение информации для активации управления, а именно, возможен мониторинг:

выполнения процессов каждым должностным лицом;

мотивации на изменения каждого должностного лица;

процессных связей (кто и какие действия выполняет «до» и «после» каждого конкретного должностного лица);

состава, структуры и качества информации об изменениях в документах, оформляемых и анализируемых каждым конкретным  должностным лицом.

Таким образом, регламенты создают возможность оперативного активного управления изменениями в бизнес-процессах на всех его стадиях.

Создание и поддержание регламентной документации по управлению изменениями в бизнес-процессах должно, в свою очередь, сопровождаться использованием соответствующих регламентных процедур, а именно, проходить жизненный цикл: инициация, согласование, утверждение, ввод в действие, контроль исполнения, обновление, актуализация, поэтому организационно-управленческий регламент подобного назначения нами видится как документ, определяющий и порядок проведения процедур регламентации управления изменениями в бизнес-процессах, в следующем контексте:

область изменений для применения регламента; 

основные цели и предмет управленческого регламента;

минимально необходимые и обеспечивающие выполнение требования для каждого вида регулирования изменений в процессном управлении.

Процессный подход увеличивает трудоемкость описания системы в регламентном документировании и программном продукте автоматизации управления изменениями в бизнес-процессах, так как базовым элементом остается процесс. Это отражено в схеме на рисунке 1, где учитывается как процессный подход, учитывающий уникальность каждой организации в части технологии, ресурсов, средств производства и персонала, так и единообразный по архитектуре подход к моделированию процессов управления изменениями.

Подпись: Процессный аспект формирования и структурирования бизнес – процессовПодпись: ПрогнозированиеПодпись: КоординацияПодпись: КонтрольПодпись: АнализПодпись: УчетПодпись: МотивацияПодпись: ОрганизацияПодпись: Планирование

 

Рисунок 1 – Схема формирования и структурирования системы регламентов управления изменениями в бизнес-процессах

 

Разработанный нами и приведенный выше подход к регламентированию управления изменениями в бизнес-процессах организации был применен далее для составления базового массива регламентной документации процессного управления изменениями на сахарных заводах, с учетом их производственной специфики. Форма разработанного массива фрагментарно представлена в таблице 1. Реализованная здесь потоковая система функциональных регламентов управления бизнес-процессами по схеме, соответствующей этапам проектирования бизнеса, позволяет формировать и регламентировать управление по иерархии «сверху вниз», от регламентов стратегического значения к регламентам управления исполняемыми операциями бизнес-процессов. Этим поддерживается непротиворечивая и устойчивая архитектура бизнеса с выверенной стратегией управления изменениями в ходе организационного развития.

При четко структурированном бизнес-процессе, с границами по «входам-выходам» и событиям реализуются основные условия регламентирования, учитывающего аспекты, приведенные в диаграмме на рисунке 5. Создание базы регламентов, пример которых приведен в таблице 1, с дальнейшим расширением и детализацией задач регламентирования, дает возможность структурирования регламентных документов под конкретные управленческие задачи, что является важной целью управления изменениями в бизнес-процессах организации. В таблице 2 приведен разработанный нами шаблон архитектуры регламента, предназначенного для решения задачи форматирования процессов регламентации управленческих процессов изменений в бизнес-процессе организации.

Содержание таблицы 1, представляющее базовый массив регламентной документации процессного управления изменениями, применительно к бизнес-процессам организаций свеклосахарного промышленного производства, ориентировано, с одной стороны, на статическую процессную модель управления. Она дает возможность: описывать изменения в деятельности организации относительно бизнес-процессов с установлением связей между ними в виде регламентных документов; распределять ответственность за осуществление изменений между персоналом. С другой стороны, отражая черты динамической процессной модели, позволяет регламентировать управление изменениями в бизнес-процессах с точки зрения их протекания во времени. В таком аспекте актуально выделение управленческих процессов, ключевых по отношению к их «владельцам».

 

Таблица 1 – Базовый массив регламентов – инструментов процессного

управления изменениями в организациях сахарной промышленности

Бизнес-процессы

Процессы управления (фрагмент)

1. Планирование

2. Организация

3. Мотивация

4. Учет

5. Анализ

6. Координация

1

2

3

4

5

6

7

Процесс заготовки свекловичного сырья и его хранения на свеклопунктах

1.1.1. Регламенты начала производственного сезона

1.2.1. Регламенты формирования состава поставщиков и договорных отношений

1.3.1. Регламенты баланса мотивов к деятельности производителей и переработчиков свеклы

1.4.1. Регламенты учета количества, качества и режима поступления сырья на свеклопунктах

1.5.1. Регламенты анализа равномерности, достаточности и технологических характеристик сырья

1.6.1. Регламенты достижения нормативного уровня показателей заготовки свекловичного сырья

1.1.2. Регламенты транспортировки сырья на свеклопункты и хранение

1.2.2. Регламенты процедуры заключения договоров закупки и поставки свекловичного сырья

1.3.2. Регламенты форм и методов побуждения к деятельности менеджеров на заготовках

1.4.2. Регламенты учета потерь свеклы и сахара при транспортировке и хранении

1.5.2. Регламенты анализа структуры и уровня закупочных цен на сырье

1.6.2. Регламенты допустимых форм партнерских отношений с поставщиками сырья

 

1.1.3. Регламенты бюджетирования расходов

1.2.3. Регламенты организации поставки свеклы и

1.3.3 Регламенты мотивации к деятельности

1.4.3. Регламенты формы и условий расчетов

1.5.3. Регламенты анализа оптимальности

1.6.3. Регламенты обеспечения стандартов


Продолжение таблицы 1

1

2

3

4

5

6

7

 

на сырье в процессе ее транспортировки и хранения

хранения на свеклопункте: количественные, качественные, календарные, процедурные

рабочих, занятых на заготовках

со всеми участниками процесса заготовки сырья

формирования сырьевой базы

взаимоотношений с внешними агентами в области обеспечения сырьем

Процесс переработка свекловичного сырья и (производство товарного сахара)

2.1.1. Регламенты параметров основных производственных процессов, их конечных, побочных и попутных продуктов

2.2.1. Регламенты организации основных производственных процессов

2.3.1. Регламенты процедур, форм, способов мотивации деятельности персонала организации

2.4.1.  Регламенты процедур учета потерь свекловичного сырья и сахара в процессе производства

2.5.1. Регламенты процедур анализа материальных затрат, входящих в состав себестоимости товарной продукции

2.6.1. Регламенты процедур координации технологических процессов

2.1.2. Регламенты величины и процедуры пересмотра норм расхода сырья и материалов в производстве сахара

2.2.2. Регламенты организации вспомогательных, обслуживающих, поддерживающих и побочных производств

2.3.2. Регламенты процедур мотивации экономии сырьевых ресурсов

2.4.2. Регламенты процедур учета сверхнормативного расхода ресурсов

2.5.2. Регламенты процедур анализа движения и использования трудовых ресурсов

2.6.2. Регламенты обеспечения ритмичности материальных потоков в основном производстве

 

2.1.3. Регламенты трудоемкости производственных процессов

2.2.3. Регламенты организации обеспечивающих процессов

2.3.3. Регламенты процедур мотивации экономии энергетических ресурсов

2.4.3. Регламенты учетно-расчетных операций в производственном процессе

2.5.3. Регламенты процедур анализа использования основных средств

2.6.3. Регламенты оптимизации использования трудовых ресурсов в интенсивном и экстенсивном аспектах


 

Окончание таблицы 1

1

2

3

4

5

6

7

 

2.1.4. Регламенты формирования бюджета расходов организации

2.2.4. Регламенты процедур повышения качества трудовых ресурсов

2.3.4 Регламенты процедур мотивации экономии трудовых ресурсов

2.4.4. Регламенты процедур учета готовой продукции и отходов производства

2.5.4. Регламенты процедур анализа непрерывности производства

2.6.4. Регламенты процедур координации процесса производства с процессами хранения сырья и готовой продукции

Примечания к таблице: индексы регламентов – трехзначные: Х.Х.Х. имеют следующее значение по порядковым номерам процессов: номер бизнес – процесса управления, номер документа процесса управления.

 

 

 

 

Таблица 2 – Шаблон архитектуры регламента, соответствующего целям
регламентации управления бизнес-процессов организации

Этапы

Процедуры

Результаты

Продолжительность (календарное время)

Ответственные должностные лица

1

2

3

4

5

1.Инициация процесса регламентирования управления изменениями в бизнес-процессах

1.1. Разработка, согласования и утверждение целей изменений

1.2. Исследование системных входов и выходов в регламенте управления изменениями, в том числе: по продуктам, клиентам, и посредникам, степени и факторам заинтересованности субъектов управления.

1.3. Формулирование принципов методологии регламентирования на основе оценки существующих в организации стандартов и нормативов, результатов бенчмаркинга и решения об исполнителе (внутренние ресурсы, внешний консультант).

Выработка методологии, технологии, инструментария

В соответствии с целью изменений

В соответствии с областью изменений

 

Продолжение таблицы 2

1

2

3

4

5

 

1.4. Оценка и требования к регламентам – инструментам, в том числе, к компьютерному и программному обеспечению, техническим и технологическим нормативам, стандартам, процедурам, средствам и формам документирования. Доведение решений по инструментарию до всех владельцев бизнес-процессов.

1.5. Создание целевой рабочей группы на базе квалификационных требований, спецификации ролей и области ответственности каждого субъекта группы, оценка трудозатрат, предварительного тренинга на достижение целей изменения, выбора внешних консультантов (если это предполагается предварительным решением), степени и направлений их использования (в соответствии с принятой методологией).

1.6. Подготовка и презентация рабочего плана и бюджета выполнения работ.

 

 

 

2. Предварительное моделирование регламента

2.1. Документирование организационной структуры регламента, в том числе: формирование инструментария и организационных схем.

2.2. Определение структуры регламента по процессам и иерархическим уровням управления изменениями в бизнес-процессах на основе их декомпозиции.

2.3.Документирование и презентация модели регламента управления изменениями в бизнес-процессах, отражающей информационное наполнение, исполнение, открытое для замечаний, предложений и улучшений.

Укрупненная предварительная модель регламента управления изменениями в бизнес-процессе

В соответствии с целью изменений

В соответствии с областью изменений


Продолжение таблицы 2

1

2

3

4

5

3. Исследование практики регламентации управления изменениями в бизнес-процессах методом бенчмаркинга

3.1. Определение видов информации и проектирования форм для сбора данных (видам данных по входам и выходам, форм и инструкций для их заполнения)

3.2. Заполнение форм и составление приложений

3.3. Интегрирование и верификация информации с разработкой потоковых документов по каждому бизнес-процессу.

Верифицированный пакет отчетов, предложений по регламентации в процессном управлении с включением результатов бенчмаркинга. Регламент поддержки и процедур сопровождения с назначением формы и субъекта ответственности

В соответствии с целью изменений

В соответствии с областью изменений

4. Формирование архитектуры поддержания функций в управлении бизнес-процессом

4.1. Распределение структуры регламента управления изменениями в бизнес-процессах в аспекте видов деятельности и специфики бизнес-процессов;

4.2. Создание стандартов регламентации «процесс-должность» с графическим описанием их взаимодействий на стыке вход-выход;
4.3. Подготовка, распространение и анализ отчета по архитектуре поддержания процессов управления в бизнес-процессе

Матрица стандартов регламентации процесс-должность и входов-выходов бизнес-процессов

В соответствии с целью изменений

В соответствии с областью изменений

5. Реализация регламентации управления изменением в бизнес-процессах организации

5.1. Установка приоритетных и формирование последовательности процедур регламентации на основании соответствующей оптимизационной процедуре (по матрице сопряженности показателей управления бизнес-процессами в организации)

План реализации, факторы и рекомендации по оптимизации изменений в бизнес-процессах организации

В соответствии с целью изменений

В соответствии с областью изменений


Окончание таблицы 2

1

2

3

4

5

6. Заключительный этап

6.1 Подготовка отчетной документации по регламентации управления изменениями в бизнес-процессах

6.2. Определение системы ответственности за реализацию системы регламентации управления изменениями в бизнес-процессах

6.3. Формирование организационной и ресурсной базы, соответствующей архитектуре регламентации управления

6.4. Рекрутинг и обучение персонала организации

6.5. Определение и утверждение календарных дат этапов реализации системы регламентации управления изменениями в бизнес-процессах

Отчет. Презентация. Оптимизация стратегии, процедур, инструментария управления изменениями в бизнес-процессах организации

В соответствии с целью изменений

В соответствии с областью изменений

 

Предлагаемая в таблице 2 архитектура регламентации управления изменениями в бизнес-процессах ориентирована на следующее информационное наполнение по кругу вопросов:

о полном наборе процессов, необходимых для получения конечного продукта в логической последовательности его выполнения;

об ответственности за выполнение изменений в бизнес-процессах, позволяющем определить круг лиц – субъектов ответственности;

о ресурсах, необходимых для достижения ожидаемых результатов изменений бизнес-процесса;

об информационных потоках, реализующих процесс управления изменениями в бизнес-процессах;

о финансовых затратах, необходимых для выполнения всех процессов управления изменениями в бизнес-процессах;

о поддержании самого бизнес-процесса в аспекте управляемой и управляющей информационно- нормативной системы;

о формах документальных носителей информационно- нормативной системы, методы документирования и организации документопотоков и документооборота.

Таким образом, в регламентации управления изменениями в бизнес-процессах промышленно – производственной организации (сахарный завод) заложен принцип раннего распознавания необходимости изменений с целью предупреждения отклонений в их протекании, порождающие проблемы в бизнес – деятельности.

Регламентация управления изменениями основывается на применении процессного подхода, учитывающего уникальность организации в части технологии, ресурсов, средств производства и персонала в ее бизнес – процессах и единообразный по типологии подход к моделированию процессов управления изменениями в них.


 

Яндекс цитирования